يشتكي أحد الموظفين في إحدى المنظمات غير الربحية من عدم تجاوب مديره التنفيذي معه بالرغم من متابعته الدائمة معه من خلال البريد الإلكتروني أو الاتصال أو حتى المراسلة.

عندما وصل هذا الموظف إلى أقصى درجات الإحباط والاستياء، قرر تغيير الطريقة المتبعة في إدارة الأمور، وترتكز هذه الطريقة على تعويض الاجتماعات الأسبوعية التي تضيف المزيد من المهام إلى لائحة مهام دون وتوقع قيامه بها كلها، وتغيير بنيتها لتصبح اجتماعات قائمة على إنجاز المهام المطلوبة بصفة فورية.

القيام بالمهام بصفة فورية:

بموجب الإستراتيجية الجديدة، يراسل الموظف مديره التنفيذي قبل يوم من تاريخ الاجتماع معه، وتتضمن رسالته الإلكترونية كل المهام ذات الأولوية، مرفقة بملخص لكل منها، وأثناء الاجتماعات التي تستمر عادة 90 دقيقة، يتطرق الطرفان إلى لائحة المهام التي أرسلت في السابق ويعملان على تنفيذ أكبر عدد ممكن منها.

أثناء الاجتماعات، يجلس الموظف أمام مديره، ويطلع كل منهما إلى حاسوبه الخاص، ثم تفحص قائمة المهام التي يتوجب عليه القيام بها، ولا يكتفي الموظف بالمشاهدة والانصات، بل يتكفل بتدوين أبرز الملاحظات الهامة ويكتب لائحة جديدة تتضمن الأمور التي يجدر متابعتها.

وفي حال وجود اقتراح يستوجب مراجعة دون، يجلس الموظف بهدوء أمام مديره التنفيذي أثناء قيامه بالمراجعة، ويتكفل بتدوين ملاحظاته التي يسندها عند قراءته للمقترح الذي بين يديه، وفي وقت لاحق، يجري الموظف التعديلات اللازمة على هذا المقترح انطلاقاً من المراجعة الأولية التي قام بها مديره التنفيذي.

النتيجة النهائية:

مع انتهاء الاجتماع، يكون الموظف وفريقه قد أتمّا جميع المهام التي تضمنتها القائمة، فضلاً عن تمكّنهما من تدوين لائحة جديدة تحتوي العديد من المهام.

نتيجة لهذه الإستراتيجية الجديدة، لم يعد المدير يشعر بالذنب أمام عدم نجاح منظمته غير الربحية، ومن جهته، لم يعد الموظف يشعر بالإحباط عند تعامله مع مديره التنفيذي، ناهيك عن شعوره بالرضا بعد رؤيته للتقدم الذي تحرزه المنظمة، حيث أن أبرز مهام الحملة تتم على نحو متوقع ودقيق، وحتى إن لم يكن ذلك كافياً، فإن المنظمة شهدت ارتفاعاً في عدد المتبرعين والمتطوعين الذين ساهموا في زيادة الزخم.

من هذا المنطلق، إذا كان مديرك التنفيذي عاجزاً عن إتمام العمل المتعلق بكما، ربما يتوجب عليك تغيير طبيعة اجتماعاتك الدورية معه بهدف تحقيق نتائج أفضل.

الكاتب: دوايت ويتني

الموقع: غايد ستار