بغض النظر عن ارتفاع عدد المؤيدين والمتبرعين للمنظمة غير الربحية، إلا أنها تسعى دائمًا إلى توسيع قاعدة مؤيديها. ولكن يبقى السؤال القائم، كيف تستطيع المنظمة تتبع بيانات كل المتبرعين، ومراقبة مستوى تفاعلاتها ومعاملاتها، فضلا عن تنمية علاقاتها مع المتبرعين؟

على الرغم من أن العديد من المنظمات تستخدم جداول البيانات، نظراً لأنها تمثل طريقة عملية ومتوسطة التكلفة لإدارة بيانات المتبرعين، إلا أنها ليست بالضرورة الخيار الأنسب، خاصة إذا كانت لديك خطط لمواصلة توسيع قاعدة المتبرعين. وغالبا ما تكون جداول البيانات فعّالة، إلا أن إمكانياتها محدودة، لأنها تركز على تسجيل البيانات فقط، وتعجز عن لعب أي دور على مستوى العلاقة الشخصية التي تعمل منظمتك بجد من أجل بنائها مع المتبرعين.

ومن هذا المنظور، تحتاج المنظمات غير الربحية إلى طريقة ناجعة لتنظيم بيانات المتبرعين بطريقة سهلة الاستخدام وبديهية وتكون مصمّمة خصيصًا للقطاع غير الربحي. لذلك، يكمن الحلّ في برنامج إدارة العلاقات مع العملاء.

 

أساسيات نظام إدارة العلاقة مع العملاء في المنظمات غير الربحية:

تعرف البرامج التي تسمح للمنظمات غير الربحية بتسجيل معلومات عن المؤيدين وتتبّعها، بأنظمة إدارة العلاقة مع العملاء الخاصة بالمنظمات غير الربحية. و تقدّم هذه البرامج مجموعة واسعة من الخيارات انطلاقاً من مراقبة بيانات عمليات التبرع، وصولا إلى فهم اتجاهات المتبرعين.

 

وتعمل أنظمة إدارة العلاقة مع العملاء بشكل أفضل من جدول البيانات فيما يتعلق بإدارة بيانات المؤيدين نظرا لكونها مصممة خصيصًا للقطاع الخيري، كما أنها تتسم بقدرات تكنولوجية مخصصة للغرض. ويمكن لنظام إدارة العلاقة مع العملاء معالجة جوانب متعددة من بيانات منظمتك، بما في ذلك:

 

• تتبع جميع بيانات المؤيدين (المتبرعين، والمتطوعين، وأعضاء مجلس الإدارة، والموظفين) بما في ذلك معلومات الاتصال والمعاملات المالية.
• متابعة الاتصالات بين منظمتك والمؤيدين.

 

• استخراج البيانات وتحليلها من أجل فهم اتجاهات المتبرعين.

 

وعادة ما تستخدم المنظمات غير الربحية هذه البرامج في تطوير الموارد، إلا أن أنظمة إدارة علاقات العملاء ليست مخصصة فقط لجمع التبرعات، فهي مفيدة للجميع في منظمتك، بما في ذلك منسقي البرامج والمسوقين وأعضاء الإدارة.

وفيما يلي 6 مزايا رئيسية لاستخدام المنظمة غير الربحية لبرنامج إدارة العلاقات مع العملاء:

 

1.  دقة حفظ السجلات وتتبع المعاملات المالية.

 

2.  القدرة على ملاحظة تفاصيل دقيقة عن المتبرعين، مثل جدول التبرعات، وطرق الاتصال المفضلة لديهم.

 

3. توفير تجربة مشاركة مخصصة، نظراً لمعرفة المنظمة بجوانب دقيقة عن المتبرعين، في حين يكون لديها البيانات الكافية لدعم هذه التجربة.
4. تحليل البيانات لمعرفة المزيد من المعلومات عن المؤيدين المثالين، وفهم شخصياتهم، ثم استخدام ذلك في التسويق من أجل البحث عن مؤيدين محتملين

 

5. التواصل من خلال هذا البرنامج، بما في ذلك توجيه رسائل البريد الإلكتروني.

 

6.  تتبّع سير العمل في المنظمة، بما في ذلك أساليب عمل الموظفين، والإجازات الطويلة، وحالات العمل عن بعد.

أنواع أنظمة إدارة العلاقة مع العملاء الخاصة بالمنظمات غير الربحية:

 

إذا كانت منظمتك تخطّط لاستخدام برنامج إدارة العلاقة مع العملاء لإدارة جمع التبرعات، فينبغي أن تختار برنامجًا يدعم هذه الخاصية بشكل كامل.  لذلك، من الضروري أن تأخذ المنظمة بعين الاعتبار الأنواع المختلفة من البرامج المتوفرة وقدرتها على تلبية احتياجاتها.

 

وفيما يلي بعض أنواع أنظمة إدارة العلاقة مع العملاء، مع العلم أن هناك العديد من البرامج التي تجمع بين جملة من هذه الميزات في برنامج واحد:

 

• جمع التبرعات

 

• إدارة العلاقات مع المتبرعين، والمؤيدين، والموظفين

 

• معالجة التبرعات

 

• إدارة التبرعات

 

• العضوية

 

• العمل التطوعي

 

• إدارة برنامج المنظمة

 

كيف تختار المنظمة برنامج إدارة العلاقة مع العملاء مناسب؟

 

بالإضافة إلى توفّر عدة أنواع من برامج إدارة العلاقة مع العملاء، تختلف مميزات كل برنامج عن الآخر. وفيما يلي أبرز الميزات التي ينبغي أن تتوفّر في البرنامج الذي قد تعتمده منظمتك:

 

1. القدرة الوظيفية:

بما أن المنظمة غير الربحية تستخدم برنامج إدارة العلاقة مع العملاء بشكل دائم ومستمر، فيجب أن تتأكد المنظمة من سهولة استخدامه، وقدرة الموظفين في المنظمة على فهم أساسياته.

 

 

2. مواءمة المواصفات:

تسمح العديد من أنظمة إدارة علاقات العملاء في المنظمات غير الربحية بمواءمة مواصفاتها من أجل تلبية احتياجات المنظمة الخاصة، في حين أن هناك برامج جاهزة مسبقًا لإدخال البيانات خلال دقائق. ومن الضروري أن تحدد المنظمة البيانات التي ترغب في تتبعها، ومن ثم تقدير مدى ملاءمة البرنامج مع ما تحتاجه.