إن جدول الأعمال هو الخطة التي يتبعها أعضاء مجلس الإدارة خلال الاجتماع، وهو يضم خطة العمل خلال الاجتماع الحالي والسابق أيضاً. كما أن التخطيط لجدول الأعمال بطريقة جيدة يساعد مجلس الإدارة على الالتزام بالحديث حول موضوع محدد، واتباع ترتيب النقاط المراد مناقشتها، ولعل ذلك ما يجعل الاجتماعات تسير بصورة سلسة ويجعلها مثمرة.

لماذا يعتبر جدول أعمال الاجتماعات مهماً؟

يحدد جدول الأعمال الجيد نمط سير الاجتماع، ويجعل أعضاء مجلس الإدارة على إطلاع بالسبب الكامن وراء عقد الاجتماع. كما يساعد نمط سير الاجتماع أعضاء مجلس الإدارة على مناقشة بنود محددة، ووضع أهداف تتعلق بالتخطيط الاستراتيجي على المدى القريب والبعيد.

إن التخطيط لجدول أعمال جيد يعني أن أعضاء مجلس الإدارة قاموا بوضع بنود محددة لمناقشتها قبل الاجتماع، ويجب أن يحصل أعضاء مجلس الإدارة على المسودة الأولى لجدول الأعمال قبل الاجتماع بوقتٍ كافٍ، في حال أراد أحدهم تعديل أحد البنود أو إضافة بنود أخرى.

يساعد جدول الأعمال أعضاء مجلس الإدارة في التركيز على المهام المراد إنجازها، ويجعل الاجتماع أكثر إنتاجية. إلى جانب ذلك، إن تحديد جدول الأعمال بشكل مسبق وعرضه على أعضاء مجلس الإدارة يفند كل الأعذار المتعلقة ببنود جدول الأعمال، التي قد يتحجج بها الأعضاء للتغيب عن الاجتماع.

سنة 2013، نشرت مجلة “Harvard Business Review” مقالاً تحت عنوان “أهلا بك في أسبوع عمل مدته 72 ساعة”، الذي سلط الضوء على دراسة لمركز القيادة الإبداعية بالولايات المتحدة، الذي أجرى استطلاع رأي لمجموعة من المهنيين والمديرين التنفيذيين وأصحاب الشركات داخل الولايات المتحدة و36 دولة أخرى، حول عدد الساعات التي يستغلونها فعلا في العمل أسبوعياً. وأكدت أغلب الإجابات أن عدد ساعات عملهم أسبوعياً تصل إلى قرابة 72 ساعة. وأشار عدد منهم إلى أن الاجتماعات عبارة عن مضيعة للوقت بسبب التخطيط السيئ.

أفضل الممارسات لجدول أعمال الاجتماعات:

لا ضرورة لعقد اجتماع شهري، فلابد أن يكون الهدف من الاجتماع الإعلاء من قيمة المنظمة والعاملين بها. فعلى سبيل المثال، في حال كانت هناك بنود غير ضرورية، يمكن تأجيل الاجتماع وإضافة البنود للاجتماع التالي.

–        التخطيط للاجتماع مسبقاً

يجب أن يبدأ التخطيط للاجتماع قبل موعده بأسبوع كامل، حتى يتسنى لرئيس مجلس الإدارة أو الشخص المسؤول عن تسيير الاجتماع وضع خطة واضحة تهدف لإنجاز ما يراه مجلس الإدارة ضرورياً، وتحقيق الهدف الرئيسي من الاجتماع.

–        تعليمات واضحة قبل الاجتماع

يجب أن يصل أعضاء مجلس الإدارة ورئيس مجلس الإدارة أو الشخص المسؤول عن تسيير الاجتماع إلى مكان الاجتماع قبل الموعد المحدد له، ويكون مستعداً لبدء الاجتماع. ولا بد من تبليغ أطراف الاجتماع أو الضيوف بأي تعليمات قبل الاجتماع، أو بما عليهم إحضاره معهم.

–        خلق ثقافة الاستعداد

يكمن الفرق بين الاجتماع المثمر وغير المثمر في الثقافة التي يتبناها أطراف الاجتماع. ففي الواقع، يؤثر سلوك رئيس مجلس الإدارة على باقي أعضاء المجلس، فغالباً ما ينعكس أسلوب رؤساء مجلس الإدارة الاحترافي على باقي أعضاء مجلس الإدارة. ويمكن لمجالس الإدارة أن تخلق ثقافة الاستعداد بين أعضائها من خلال وضع توقعات عالية ومحاولة بلوغها قدر الإمكان عبر الممارسة العملية أثناء الاجتماع.

كما أن المجالس التي تقوم بالتخطيط للاجتماعات بصورة مسبقة، وتضع وقتاً محدداً لبداية ونهاية الاجتماع، وتحرص على السير وفق جدول الأعمال، ترسل رسالة واضحة لباقي أعضاء مجلس الإدارة مفادها أن عليهم الوصول في الوقت المحدد، وأن يكونوا مستعدين تماماً للاجتماع.ويجب على رئيس مجلس الإدارة التحدث إلى أي عضو يصل متأخراً أو يخالف التعليمات أو يتناسى بنود الاجتماع على انفراد، وإعلامه بطريقة مهذبة بأن سلوكه السيئ يؤثر على سلوك باقي الأعضاء.

–        الالتزام بجدول الأعمال

يجب أن يلتزم رئيس مجلس الإدارة بالوقت المحدد للاجتماع، ويتبع جدول الأعمال حسب الوقت المحدد للبنود، مع منح كل المشاركين في الاجتماع حق التعبير عن آرائهم، ومحاولة تجنب البنود غير المفيدة. وفي بعض الأحيان، قد ينحرف بعض الأعضاء عن جدول الأعمال، وحينها يجب على رئيس الاجتماع اتخاذ قرار فوري حول الفكرة المطروحة، وما إذا كانت مثمرة بالنسبة للاجتماع، وهذا يترك مجالاً للإبداع والتلقائية بين أعضاء مجلس الإدارة، مع احترام الوقت المخصص لمناقشة جميع البنود.

–        متابعة عناصر العمل

لابد من متابعة ما تم الاتفاق عليه في الاجتماع، وهذا يقتضي تطوير عملية متابعة عناصر العمل. فمن الضروري تخصيص وقت في نهاية الاجتماع للإعلان عن البنود التي تم الاتفاق عليها وكيفية متابعتها فيما بعد، والإطار الزمني المحدد لإتمامها. كما يجب على رئيس مجلس الإدارة تسجيل أسماء الأعضاء المكلفين بإنجاز المهام للتأكد من إتمامها. ويمكن لرئيس مجلس الإدارة تفويض أشخاص معينين للقيام بمهمة المتابعة.

كيف يمكن أن يعطي تطبيق “اجتماع مجلس الإدارة” جدول أعمال مثمر؟

يوجد تطبيق يمكن من التخطيط لجدول أعمال مثمر ومنجز بطريقة تلقائية مع توفير الكثير من الوقت، حيث يساعد موقع BoardEffect المديرين على عقد اجتماع عبر الإنترنت ودعوة كافة أعضاء مجلس الإدارة لحضور اجتماع إلكتروني. كما يستطيع أعضاء مجلس الإدارة رؤية كافة رسائل الأعضاء الآخرين والمطالبة بإدراجها في جدول الأعمال. ويمكن الموقع رئيس الاجتماع من إرفاق كافة التقارير والوثائق في المكان المناسب في جدول الأعمال، لتسهيل تصفحها على الانترنت.

يستطيع رؤساء الاجتماع إضافة بعض رسائل مجلس الإدارة بتواريخ محددة، كما يتيح الموقع للأعضاء وضع تعليقات توضيحية أو ملصقات أو رسم على أي وثيقة. ومن الممكن أن يقوم أي عضو بتحميل وطباعة كُتيّب مجلس الإدارة من أجل متابعة جدول الأعمال أثناء الاجتماع على الإنترنت. وتعد هذه البوابة الإلكترونية عاملاً مفيدا لمساعدة رئيس مجلس الإدارة وأعضاء المجلس على خلق ثقافة الاستعداد للاجتماعات.

——————————————————

المصدر: بورد إيفكت

الكاتب: نيك برايس